Logiciel QHSE : la qualité au même niveau que la sécurité et l'environnement

SmartISO est un logiciel QHSE qui couvre l'ISO 9001, l'ISO 14001 et l'ISO 45001 dans un seul système. Les chapitres 4 à 10, communs aux trois normes, sont construits une fois et servent aux trois certifications.

La plupart des logiciels vendus comme QHSE en France sont des outils HSE auxquels on a ajouté une étiquette qualité. Ils gèrent très bien les accidents, les causeries et les entreprises extérieures, et beaucoup moins bien la maîtrise documentaire, la revue de direction et les exigences de l'ISO 9001.

Cette page prend les chapitres de la norme un par un et dit ce qu'un logiciel peut réellement prendre en charge, et ce qu'il ne remplacera pas.

QHSE, QSE, HSE : ce que recouvrent ces sigles

QHSE signifie qualité, hygiène, sécurité et environnement. QSE, plus courant dans l'industrie, retire le H parce que l'hygiène est traitée à l'intérieur de la sécurité. HSE laisse tomber la qualité et ne couvre plus que la santé, la sécurité et l'environnement.

Ce n'est pas de la sémantique. Le périmètre change avec le sigle : un outil HSE ne traite pas l'ISO 9001, donc il ne gère ni la maîtrise des informations documentées au sens du chapitre 7.5, ni la revue de direction du chapitre 9.3, ni les exigences relatives aux prestataires externes du chapitre 8.4.

Une organisation certifiée ISO 9001, ISO 14001 et ISO 45001 a besoin des trois. Si votre logiciel n'en couvre que deux, la troisième continue de vivre dans des tableurs.

Les chapitres de l'ISO 9001:2015 dans le système

Depuis 2015, les trois normes partagent la même structure, les chapitres 4 à 10. C'est ce qui rend un système de management intégré possible. Le tableau ci-dessous indique ce que SmartISO met à disposition pour chaque chapitre.

Chapitre	Ce que la norme exige	Dans SmartISO
4 Contexte de l'organisme	Enjeux internes et externes, parties intéressées et leurs exigences, domaine d'application, processus et leurs interactions	Analyse du contexte avec SWOT et PESTEL, registre des parties intéressées, cartographie des processus et de leurs interactions
5 Leadership	Engagement de la direction, politique qualité, rôles, responsabilités et autorités	Preuves de l'engagement de la direction, politique avec gestion des versions, matrice des rôles et autorités
6 Planification	Actions face aux risques et opportunités, objectifs qualité, planification des modifications	Registre des risques et opportunités avec cotation, objectifs qualité avec indicateurs et échéances
7 Support	Ressources, compétences, sensibilisation, communication, informations documentées	Ressources, besoins et programmes de formation avec évaluation de l'efficacité, plan de communication, maîtrise documentaire
8 Réalisation des activités opérationnelles	Planification opérationnelle, exigences, conception et développement, prestataires externes, production, libération, non-conformités	Gestion des exigences, conception et développement avec jalons de validation, évaluation des prestataires externes, traçabilité produits et lots
9.1 Surveillance, mesure, analyse et évaluation	Indicateurs, satisfaction client, analyse et évaluation	Indicateurs avec valeurs cibles, satisfaction client et réclamations
9.2 Audit interne	Programme d'audit, critères et périmètre, restitution à la direction	Programme et planification des audits, réalisation avec constats, lien direct vers les actions correctives
9.3 Revue de direction	Éléments d'entrée et de sortie définis, sous forme d'informations documentées	Revue de direction avec éléments d'entrée issus du système et comparaison avec la période précédente
10 Amélioration	Non-conformité et action corrective, amélioration continue	Non-conformités, actions correctives avec analyse des causes et vérification de l'efficacité, pistes d'amélioration

Regardez les chapitres 4 et 5. La plupart des logiciels QHSE les laissent de côté parce qu'ils se prêtent mal aux formulaires. C'est pourtant par là qu'un auditeur commence lorsqu'il veut savoir si le système est vécu ou seulement entretenu.

Maîtrise des informations documentées (chapitre 7.5)

Depuis 2015, la norme ne parle plus de documents et d'enregistrements mais d'informations documentées. Le terme recouvre les deux. Dans la pratique, on continue de dire maîtrise documentaire, et c'est très bien tant qu'on sait ce que le chapitre 7.5.3 exige réellement.

Ce qui est exigé : que l'information documentée soit disponible et appropriée là où elle est nécessaire, et qu'elle soit protégée de manière adéquate. Concrètement, cela vise la distribution, l'accès, la récupération, la conservation, la maîtrise des modifications y compris la gestion des versions, et le traitement des informations documentées d'origine extérieure.

C'est davantage qu'un dossier partagé avec des droits en écriture. Le point sur lequel un serveur de fichiers échoue régulièrement, c'est la preuve : qui a approuvé quelle version et quand, et qui avait accès à quel état du document au moment où la non-conformité est survenue.

SmartISO conserve chaque version avec sa rédaction, sa vérification et son approbation, journalise les modifications, gère l'accès par rôle et conserve les versions périmées en les identifiant comme telles plutôt qu'en les supprimant.

Audit interne (chapitre 9.2)

Le chapitre 9.2.1 impose des audits internes à intervalles planifiés. Le 9.2.2 précise ce que le programme d'audit doit prévoir : fréquence, méthodes, responsabilités et restitution, en tenant compte de l'importance des processus concernés, des modifications intervenues dans l'organisme et des résultats des audits précédents.

Cette dernière partie est souvent négligée. Un calendrier d'audit identique chaque année ne la satisfait pas, puisqu'il ne réagit à rien. Si un processus a généré trois écarts l'an dernier et qu'il est audité cette année à la même fréquence qu'un processus sans historique, c'est un constat.

Toujours au 9.2.2 : le choix des auditeurs doit assurer l'objectivité et l'impartialité du processus d'audit. En pratique, personne n'audite son propre processus. C'est une décision d'organisation et non une fonction logicielle, mais elle doit être tracée.

SmartISO gère le programme d'audit avec ses échéances et son périmètre, enregistre les constats avec leurs preuves et relie chaque écart à une action corrective, de sorte que le chemin du constat jusqu'à la vérification de l'efficacité reste dans le système.

Non-conformité et action corrective (chapitre 10.2), et pourquoi l'action préventive a disparu

En comparant des logiciels QHSE, vous rencontrerez souvent le sigle CAPA, pour Corrective and Preventive Actions. C'est le vocabulaire de l'ISO 9001 version 2008.

La révision de 2015 a supprimé l'action préventive en tant qu'exigence distincte. La prévention est passée dans le chapitre 6.1, dans les actions à mettre en œuvre face aux risques et opportunités, c'est-à-dire dans l'approche par les risques qui structure toute la norme. Entretenir aujourd'hui un formulaire d'action préventive revient à documenter une exigence qui n'existe plus depuis plus de dix ans.

Ce que le chapitre 10.2 demande est plus précis. Face à une non-conformité, il faut réagir, en maîtriser les conséquences, puis évaluer s'il est nécessaire d'éliminer la cause pour qu'elle ne se reproduise pas. Cela inclut de vérifier si une non-conformité comparable existe ailleurs ou pourrait survenir. L'efficacité de l'action engagée doit être évaluée, et la nature de la non-conformité, les actions menées et les résultats obtenus doivent être conservés comme informations documentées.

SmartISO suit ce déroulé comme un parcours fixe : non-conformité, action immédiate, analyse des causes, plan d'actions avec responsables et échéances, mise en œuvre, vérification de l'efficacité. La prévention apparaît là où la norme la place, dans le registre des risques et opportunités.

Revue de direction (chapitre 9.3)

Le chapitre 9.3.2 énumère les éléments d'entrée de la revue de direction, et la liste est plus longue que ce à quoi on s'attend : l'état d'avancement des actions décidées lors des revues précédentes, les modifications des enjeux internes et externes, les informations sur la performance du système dont la satisfaction des clients, l'atteinte des objectifs, la performance des processus, les non-conformités et actions correctives, les résultats de surveillance et de mesure, les résultats d'audit et la performance des prestataires externes, ainsi que l'adéquation des ressources, l'efficacité des actions face aux risques et opportunités et les opportunités d'amélioration.

Rassembler tout cela prend plusieurs jours dans beaucoup d'organisations, parce que les données sont réparties dans des fichiers différents. C'est précisément là qu'un logiciel QHSE change quelque chose de mesurable : si les audits, les écarts, les indicateurs, les formations et les évaluations de prestataires sont tenus dans le même système, la liste des éléments d'entrée devient une extraction et non une collecte.

ISO 14001 et ISO 45001 dans le même système

Les trois normes partagent la structure des chapitres 4 à 10. Les exigences de contexte, de leadership, de planification, de support, d'évaluation des performances et d'amélioration ne diffèrent pas beaucoup sur le fond. Ce qui change vraiment, c'est le chapitre 8.

En pratique : la maîtrise documentaire, le programme d'audit, les actions correctives, la revue de direction et la gestion des compétences se construisent une fois et se démontrent devant les trois normes. Les organismes certificateurs réduisent fréquemment le temps d'audit jusqu'à 20 pour cent pour une certification intégrée.

SmartISO ajoute pour l'ISO 14001 les aspects environnementaux, les obligations de conformité et la surveillance environnementale, et pour l'ISO 45001 l'identification des dangers, l'analyse des événements indésirables, la gestion des modifications et la participation des travailleurs.

Et le document unique ?

Le document unique d'évaluation des risques professionnels est une obligation du code du travail français, distincte de l'ISO 45001. Tout employeur y est tenu, certifié ou non.

Un logiciel QHSE ne produit pas le document unique à votre place et ne vous dispense pas de l'établir. Ce qu'il fait, c'est tenir à jour les données qui l'alimentent : l'identification des dangers par unité de travail, la cotation des risques, les mesures de prévention décidées et leur suivi. Quand ces éléments sont tenus dans un système plutôt que dans un fichier annuel, la mise à jour du document unique cesse d'être un exercice de reconstitution.

SmartISO gère l'identification des dangers, la cotation et le suivi des mesures de prévention au titre de l'ISO 45001. La rédaction et la forme du document unique restent de votre responsabilité.

Logiciel QHSE gratuit : ce que vous obtenez, et ce que vous n'obtenez pas

La recherche existe et elle est légitime : environ 200 personnes par mois cherchent un logiciel QHSE gratuit en France. Voici une réponse honnête.

Il existe trois options réellement gratuites. Les tableurs, qui fonctionnent jusqu'au premier audit de surveillance et échouent sur la preuve : ils n'établissent ni qui a approuvé quelle version, ni quand. Les versions gratuites de logiciels généralistes de gestion de tâches, qui suivent des actions mais ignorent les exigences normatives. Et les modules gratuits d'éditeurs QHSE, qui sont des périodes d'essai déguisées et s'arrêtent au moment où vous avez saisi assez de données pour ne plus pouvoir partir.

Ce qu'aucune option gratuite ne fournit : la traçabilité des versions opposable en audit, le lien automatique entre un constat d'audit et une action corrective, la vérification de l'efficacité à échéance, et la reprise des éléments d'entrée de la revue de direction.

Le calcul à faire n'est pas le prix de la licence. C'est le nombre de journées passées à reconstituer des preuves avant chaque audit, multiplié par votre coût journalier.

Ce que coûte SmartISO

SmartISO coûte entre 39 et 119 dollars américains par mois selon le nombre de modules et d'utilisateurs. Les tarifs sont publiés sur la page des tarifs, sans demande de devis.

Ce n'est pas la norme sur le marché français, où la plupart des éditeurs travaillent exclusivement sur devis. Pour comparer, posez les trois mêmes questions à chacun : combien coûte un utilisateur supplémentaire, combien coûte un module supplémentaire, et combien coûte la mise en service, une fois pour toutes.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un logiciel QHSE ?: Un logiciel QHSE réunit dans un même système les preuves d'un système de management couvrant la qualité, l'hygiène, la sécurité et l'environnement : informations documentées avec gestion des versions et approbation, audits internes, non-conformités et actions correctives, indicateurs, formations et revue de direction. Il ne remplace pas le système de management, il le rend démontrable.
Quelle différence entre QHSE, QSE et HSE ?: QHSE couvre la qualité, l'hygiène, la sécurité et l'environnement. QSE retire le H, l'hygiène étant traitée dans la sécurité. HSE laisse la qualité de côté et ne couvre que la santé, la sécurité et l'environnement, donc pas l'ISO 9001. Le périmètre du logiciel change avec le sigle.
Faut-il obligatoirement un logiciel pour être certifié ISO 9001 ?: Non. La norme n'impose aucun logiciel, elle exige des informations documentées et leur maîtrise. Un logiciel est un moyen, pas une preuve en soi. Il devient utile dès qu'il y a plusieurs processus, plusieurs sites ou plusieurs normes à tenir.
L'action préventive existe-t-elle encore dans l'ISO 9001 ?: Non. Elle a été supprimée en tant qu'exigence distincte avec la révision de 2015 et intégrée à l'approche par les risques du chapitre 6.1. Le chapitre 10.2 ne connaît plus que l'action corrective.
Un logiciel QHSE remplace-t-il le document unique ?: Non. Le document unique est une obligation du code du travail qui vous incombe. Un logiciel tient à jour les données qui l'alimentent, l'identification des dangers, la cotation des risques et le suivi des mesures de prévention, mais la rédaction du document reste la vôtre.
SmartISO gère-t-il un système de management intégré ?: Oui. L'ISO 9001, l'ISO 14001 et l'ISO 45001 sont tenues dans un seul système. Les chapitres 4 à 10 communs se construisent une fois, les exigences propres au chapitre 8 s'ajoutent par norme.
Existe-t-il un logiciel QHSE gratuit sérieux ?: Aucune option gratuite ne fournit la traçabilité des versions opposable en audit ni le lien entre constat et action corrective. Les tableurs tiennent jusqu'au premier audit de surveillance. La question utile n'est pas le prix de la licence mais le nombre de journées passées à reconstituer des preuves.
Combien de temps prend la mise en service ?: SmartISO se met en place en quelques jours, sans accompagnement de consultant obligatoire, avec des modèles préconfigurés pour l'ISO 9001, l'ISO 14001 et l'ISO 45001.